材料
        以上我们探讨了信息传送的各种方法，下面我们来看一下传送信息使用的材料。传送信息使用什么材料？是明信片、广告单、小册子、信件还是网站呢？综合一下又怎么样？通常，作为一种注意力吸引物或者一种提醒物，明信片一般在会议开始和接近结束时使用。明信片的制作和邮寄都不太贵，但不足之处是篇幅有限。

       广告单和小册子的好处是两面都可以印东西。你还可以把广告单和小册子设计成部分可以折叠的样子，你可以在上面直接写上地址邮寄，这样便节省下了信封和邮资。明信片或广告单所使用的纸张要注意质量，要选用比60或70磅的常规复印纸厚一些的纸张。明信片或广告单还要注意颜色的使用，要能吸引人的注意力。同样，信纸也必须使用高质量的纸张。如果你有个很好的名单而且名单上的人参会机率很高的话，你还可以考虑多花点钱，做一个印有会议组织机构标识的文件夹，把所有关于会议信息的文件都放在里面。你还可以在文件夹的里袋上设计个切口，把你的名片放在里面以方便与会者随时和你联系。邮寄这些文件夹是个不小的工作量。可以请专门的邮寄公司来做这项工作，你只需把所有材料交给它，然后由他们进行整理装袋，并按时邮寄。有些印刷公司也会兼营这项业务，并且价格合理。
 
        尽管有人认为网站不属于材料，但越来越多的机构还是使用网站来促销会议。你可以通过网站把会议介绍给与会者。每当需要更新日程、酒店和交通等信息时，你只需把它们放进网站，然后给所有与会者发送一封电子邮件通知更新即可。另外，也可以在网站上安装自动更新软件，当你更新信息时，它将自动发送电子邮件通知与会者。发言人的信息、餐饮安排、会后活动、观光旅游、服务详情，甚至菜单都可以放进网站。如果会议是教育性质的，还可以把相应文件和摘要利用网站来上传和下载，用户可以通过密码来阅读这些文件，发表评论，并以电子邮件方式回复作者。如果网站建有Paypal系统，与会者还可以直接在网上注册并放心使用信用卡，不用担心安全问题。
     
       如果举办的是公司会议，由于公司通常都有自己的局域网，信用卡信息可以保存在公司内部，所以安全方面很有保障。另外，有些公司会议是不收取注册费用的。无论哪种情况，与会者都只需在网站注册即可，省去了邮资和纸张的费用。网上服务不仅节约钱，而且节约时间。与会者不再需要提前一段时间注册，他们甚至可以等到最后一天或者最后一分钟发送注册信息。由于不用再使用纸张印刷，电子营销也被称为绿色营销。

提醒
        有几点需要提醒。第一，不是每个人都生活在高科技世界，特别在某些国家或者某些地区。尽管网络变得越来越普及，但并不是所有人都有条件使用宽带，而且目前拨号上网的速度还相对较慢。当然，毫无疑问，在不久的将来，这种情况会改变的。   
       一方面，如果想吸引尽可能多的与会者，会议还是应该提供多种报到注册途径，如邮寄、传真、电子邮件和网站。
       第二，尽管网站快速方便，但上传和下载整个程序的过程还是很花时间的。
       另外，为避免出错，程序本身也需要不断调试。