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| 记住不断更新成本表 |
作为会议策划者，在进行会议策划时，你要制作一个成本表，表上应具体列出总体预算，这样就可以清楚地知道哪些项目可以在不超出预算的情况下添加进去。
成本表可以让你知道如何使用资金、帮助你看到还有其他可选项目、并看看如何在不超出预算的情况下实施这些项目。例如，在你列出成本表、了解了预算的收支平衡点后，你可能会决定采用饭店所提供的简单蜡烛，而不是使用复杂精美的花饰，以便把省下来的钱用在鸡尾酒招待会上。你的目标是成功举办一次会议，并使开支不超过预算。你 需要确保自己采取了所有可能的措施来达到这个目标。不要等到活动结束时才发现自己已经远远超出了预算。
由于每一次会议都有不同的内容，所以成本表没有固定的公式或模式。当你开始建立成本表时，应该从头到尾预想一下你的会议，并建立一个大纲，然后再回头逐条填写所需资金。
记住，所估算的费用一定要用书面形式表达出来，不要接受口头的东西。人员变动非常普遍——他们今天还在这里，明天就可能走了。
你需要书面确认哪些项目包括在内，哪些不包括在内，并要求供应商们详细列出每个项目。请他们在说明一些似乎不重要的项目时也要具体详细。例如，对于国际性会议或境外会议，是否要把小费计算入总成本？还有没有其他内容也应考虑列入成本表，比如小费附加税？这笔钱可以列入成本里，尤其是如果它影响了食品和饮料的价格。同样，对食品和酒所征收的税费可能不同——有时对酒要征收10%的税，食品则是8%。千万不要只靠主观猜想。
还要弄清楚还有什么额外的费用，一定要将其纳入到预算中。例如，有的会场会按你实际所用的电量收费。在这类情况下，为了准确地计算成本，你可以参考最近刚举行过的同类活动的成本数额，从而估测你需要多少预算。
计算机的电子表格程序（例如LOTUS 1-2-3或Excel）可以很快帮你计算出不同数量的客人所需要的总成本。你也可以很容易地添加和删除一些项目，然后看看它们会对底线产生怎样的影响。
根据项目的添加和删除情况，要不断地更新你的预算，并把这些文件存放在不同的档案里，给它们注明日期，编上号码（如，修订本1，修订本2）。你必须随时掌握预算的情况才能对于应该包括哪些项目做出合理的决定。
账单来的时候，要先核实一下再缴费。要确保你所支付的费用是双方已协定好的，不会出现让人感到意外的情况。
每收到一张账单，都要及时把账单所显示的实际费用记录在成本表上，并与原先预测的数额进行对比。预测的数额准确吗？是否有些费用是你预先没有估算到的。特别注意账单上有没有什么项目是经过口头批准、而且已经付费但却没有被记录下来的。这些费用对底线有什么影响？你是否应该在其他方面调整预算来弥补这部分花销？
在从策划阶段进入实际操作阶段时，你起初决定安排的一些项目可能会发生变动。渐渐地，费用就会积少成多。如果你没有及时更新成本表，那么你的预算就会变得非常混乱。
通过不断地更新成本表，你的预算就会与实际发生的费用更为接近，同时这也使你能够临时添加一些项目。这种临时情况在会议实际操作阶段可是屡见不鲜的。
所以，记住，一定要不断更新成本表，随时掌握、了解和调整财务状况！
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