通常，会议的支出有如下部分：
A  食品、饮料
B  发言人出场费
C  人工
D  印刷费
E  视听设备费用
F  空间租赁费
G  其他支出

食品和饮料
在支出方面，食品和饮料通常是最大的一项开支。

发言人的出场费
发言人的出场费也是一笔不小的开支，当然，还要视实际情况而定。如果你约请的是电视名人或前任总统，那么一个15分钟的演说会轻松花掉你5万到10万美元，有些人可能要价更高。

人工
除了发言人和食品饮料外，人工也是一笔大开支。要策划和召开一个有600到700人参加的持续4天的会议，花费几万至10万元的人工费是很正常的。在西方发达国家，由于劳动力紧张，会议的人工费用通常是主要开支之一。

印刷费用
印刷费用也是一项永久开支。从邀请函、会议日程表、会场平面图、展厅地图、购物指南到文件汇编等，资料的印刷费用都很昂贵。

视听设备费用
视听设备的费用也是一笔不小的开支，租用放映Power Point所用的投影仪和电脑，半天的收费就可达几千元，在美国甚至可以达到1000美元。如果参会人员较多，会议规模较大，需要在不同的位置安置5到6个屏幕，再加上摄像和音响人员，一个两小时的会议很可能需要很大的支出。

空间租赁费用
空间租赁费用也是笔大开支, 通常，依据会议天数以及合同时间长短，价格可以协商。

其他支出
 指偶然发生的一些不可遇见支出。

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