会议策划者在预定客房时，要注意以下几个问题：

A  客房标准
B  特殊客房
C  预定和取消
D  核实

客房标准
       经验丰富的会议策划者都会事先对所需客房组合作出预测，他们需要确保这些客房都在自己预定的团体客房区内。例如，某次会议预计有100名与会者，其中大部分人将在周三左右到达，而且没有家属陪同。鉴于这种情况，你只需预定一些单人房或单人单床型客房，床可以考虑是标准型还是加大型。另外，你还可以从以往的历史记录预测哪些与会者喜欢双人单房、哪些喜欢标准床、加大床。也有与会者喜欢双床双房或双人双床。总之，作为会议策划者，你只有了解客房组合以及会议团体的历史记录才能在预定客房时决订单人间、双人间或双床间的预定数量。

特殊客房
       会议策划者有时还需要预定一些特殊客房，目的是为个别与会者提供特殊待遇。有关特殊客房的具体细节应该和酒店以及客房部经理详细讨论，讨论结果要用文字形式落实下来。一般来说，特殊客房主要是为会议主办单位的职员、发言人和贵宾准备的。

预定和取消
       对每个会议策划者来说，住宿问题都是一项耗时耗力又不好管理的工作。主要原因是与会者常常会作一些改变，有些与会者甚至不确认预定，有些本属于你团体预定范围内的与会者直到你宣布预定结束后才开始预定。另一个问题与互联网有关，由于网上预定的开通，有些与会者会不预定你安排好的团体客房，他们以更低的价格预定其他酒店的客房，这势必对客房入住率产生负面影响。为解决这一问题，你最好在预定日期结束前的几星期或两星期每天检查一下客房清单。

        预定取消日期是指与会者在会议预定团体客房范围内以折扣价预定客房的最后一天。一般来说，在此日期之后的预定将不再算入团体客房范围，也不算入客房入住率。客房损耗是指会议策划者预定的团体客房入住量的减少。由于那些在你宣布预定结束后才预定客房的与会者不被算入你的入住率，所以最后很可能出现这种情况，即有些与会者被算为了损耗，但他们实际上出席了会议。所以，你应该和酒店协商一些补充条款，争取把那些实际出席会议的与会者算入你的入住率。

核实
      最普通的住宿情况报告就是经酒店核实后的在某一时段内的预定总数。另一种重要的住宿情况报告就是入住率报告。和确认预定不同，它显示的是客房实际入住情况。这种报告详细记载酒店每晚被预定的团体客房总数、每晚实际售出客房总数以及每晚未售出的客房总数。此外，它还记录整个酒店的售出和未售出客房的总数。

        会议团体需要使用的客房总数非常重要，它是酒店销售经理首先要看的数据。从酒店的角度讲，它是所有其他事项的基础，他们将详细查看会议团体在整个活动期间需要使用客房的情况。如果你的会议需要500间客房但只使用一夜，那他们当然倾向于需要500间客房但使用三夜的会议。你要把你对会议室的要求和以往的客房入住率情况通报给酒店。在入住率问题上，千万不能撒谎，因为酒店将把你提供的数据写入合同，如果你撒谎，那么将来倒霉的不会是别人。当然，谁都希望自己的会议对酒店具有很强的吸引力，但是从长远看，撒谎只能伤害自己。

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