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| 参会人员的住宿问题有哪几种处理方法 |
住宿问题是会议策划人员必须负责的一项工作，或许可以说，它是会议策划者最重要的职责之一。通常，这项工作应该在会议召开前完成，有时甚至在会议结束后也会有一些问题需要处理。根据出席人数和会议具体要求不同，住宿问题可能很简单也可能很复杂。住宿问题涉及的范围很广，其中包括酒店客房部人员、会议服务经理和与会者等，但负有最终责任的还是会议策划者。
那么，住宿问题究竟应该怎么处理呢？以下四种方法可供参考：
A、 与会者自己负责住宿。使用这种方法，与会者和会议主办机构就不能享受酒店的客房团体价格及其他只有大型团体才能享受的价格折扣。
B、 与会者通过填写预订单（通过卡片、表格、电话、传真或互联网）直接和酒店联系。
C、 与会者通过会议主办机构的内部住宿管理部门联系住宿，该管理部门将向酒店提供客人名单。
D、 与会者和其他住宿机构联系住宿。
下面简单介绍一下美国会议策划者在这方面的做法以供参考：
A、 一般来说，对于小型会议，会议策划者会先将全体与会者的相关信息搜集起来，列出一个清单交给酒店或会议中心，或者要求与会者单独和酒店或会议中心联系。对于大型会议，会议策划者会通过更为先进的手段来收集与会者的信息。他们借助于先进的电脑技术可以很容易地处理与会人员的住宿信息。如果会议涉及到多个酒店，那么电脑在处理信息资料方面将起到更大的作用。
B、会议策划者需要使用的另一个工具是申请预订单。申请预订单具有一些基本的模式，可以用于不同类型的会议。当然，每个会议都有一些独特的信息，如日期、价格等，会议策划人员可以参照基本模式作一些改动以满足不同会议的需要。申请预订单的具体内容取决于客房数量和客房类型以及所需要的设备设施。一般来说，会议酒店都有自己专门的申请预订单。
C、处理住宿问题的方法很多。第一种是列出住宿清单。住宿清单通常用于小型特邀会议，住宿费用将由会议主办机构承担。有时，某些大型会议团体客房中的一些特殊客房也将由会议主办机构支付费用。根据所搜集的信息，会议策划者准备一份住宿清单，其中包括支付方式信息。住宿清单上要详细说明客房费用和附加税是否由个人自己承担还是由主办机构统一支付，另外，还要说明餐饮费、电话费等杂项费用由谁负责。如果预定已被担保或已付押金，那么住宿单上也应一并说明。会议策划者还应确认酒店是否能够满足与会者对住宿的特殊要求。为防止错误，预定确认在发出之前必须送交会议经理过目。
D、第二种是借助于住宿管理机构。如果会议规模较大，住宿问题负担太大，那么可以考虑借助于外部力量解决。住宿管理机构又被称为特别管理处，它专门负责预定和住宿。CVB、私人公司和一些酒店都有住宿管理机构。
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