季节性因素
       季节性因素也是在选择会议日期时应该考虑的。例如，新车发布会传统来讲都是在秋季举行。汽车经销商希望在这个时候与厂家碰碰面，看看新产品。你应该确保你发布新车的时间——也是你激起市场的期待和惊喜的时间——与经销商拿到新车的时间之间不会间隔太长。这种做法不仅适用于推销产品，也可用于推广各种政策和程序。
        奖励性会议通常要考虑会议日期是否正是当地的旅游旺季。
        另外，如果会议对季节要求不明显，可不可以选在会议举办地的酒店空房率较高时举办呢？这样在酒店住宿方面省下来的资金则可以用于拓展其他项目。
       
       在酒店有较高的空房率时，你往往可以从以下几方面得到些许实惠：
A、  享受免费的签到欢迎招待会
B、  享受免费的客房礼物或一些便利
C、  享受免费的温泉或获赠健身俱乐部的入场券
D、  可提前登记入住
E、  可延迟结账退房
F、  兑换票面价值相等的外币
G、  享受免费的早餐
H、  升级的客房。有的酒店提供优惠客房服务，享受此待遇的客人每天早上可以获得免费的欧洲大陆式早餐，每晚可获免费开胃菜。
I 、  会议参与者不仅可以享受更好的客房，而且从免费早餐这一项省下的钱可以花在其他更需要的地方。
J、  享受免费的鸡尾酒欢迎招待会
K、  额外的贵宾套房
L、  若提前入住酒店或推迟退房，可以享受优惠的客房价格

避开重要运动会及特殊活动
        会议时间是否与某个重要的运动会时间冲突？
还有其他什么事情与你的会议时间相冲突吗？花点时间对城市里的情况做个全面调查。会议那天会有戏剧节的开幕式、电影的首映式、庆祝活动、特殊活动吗？
        这些活动、会议不仅会影响你的会议的出席率，而且会由于供应紧张而导致你的会议产生额外支出。