会议工作单的重要性
       作曲家要创作乐谱，电影作家要写剧本，同样，会议策划者要拟定会议的工作单。有了会议工作单，会议有关部门和人员就可以按统一的要求和步骤按部就班地工作，就可以降低出错率，消除“但我本来以为……”之类的偏差，压缩管理的“灰色空间”，减少漏洞可能导致的意外。毫不夸张地说，会议工作单是会议的灵魂，它决定了会议工作的所有内容。
      
        应该安排一个人专门负责准备该工作单，负责控制填入的信息，并且这个人必须是唯一的一个与供应商打交道、且完成最终计划的人。正如交响乐团的指挥和电影的导演一样，创意指导必须对活动了如指掌——包括每个时刻、每个步骤和每个细节。每一个演员都必须清楚他们各自的角色，并知道自己在什么时候应该上场，但只有一个人是统领全局的。这个领导不应该是主持会议或负责联系的人。


会议工作单的作用和使用
        会议工作单相当于信息指南，其作用在于告诉你的供应商你希望如何组织你的活动。他们会按照合同的内容、双方协商好的费用以及你所希望的细节去着手准备。比方说，酒店里通常都会有一个甜点和咖啡供应处，而那里的杯子和碟子都是分开叠放在一起的。而你可能会希望杯子和碟子能更干净地、成套地摆放在一块，好让客人们更加方便地取用。酒店就需要提前了解这些信息，好让员工们改变杯子和碟子的摆放方式。这仅仅是千头万绪的工作中的一个小细节——而整个活动的安排不知道要涉及到多少个这样的细节。所以你由此应当知道，活动的策划者必须进行充分的准备。
      
       无论是酒店还是其他的会议地点都十分强调细节。有时他们甚至会将你的工作单视为他们的“参考书”。他们都会仔细阅读这本书，因为通过阅读他们就能将活动安排得井井有条。他们不会说“我不知道”，因为所有的细节都清楚地列在工作单上了。
      
        工作单就好像是一本工作流程手册。每一位供应商和主要工作人员都应该及时得到一份原件并仔细阅读，然后再作必要的修改。
       
        如果你的供应商看过你最初的工作单，但后来你们对重要内容又做了调整，那么必须将修改过的表格再发送给他们。在会议正式开始的前几天你应该召开一个预备会议。在这个会议上，所有的供应商以及关键成员应当浏览一下工作单的终稿，以确保对每个环节都理解无误。最后一次场地视察也可以在这次会议中进行。
        
        在会议开始后，每一个细节都应该由会议筹委会的成员负责。他们应当在现场监视会议方方面面的安排情况，确保一切都按照工作单的计划进行。他们还应该将相关情况汇报给主要决策人。

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